存證信函有什麼作用？何時該發存證信函？

遇到法律糾紛或爭執，多數人會想到存證信函這個工具，但存證信函該如何寫？存證信函作用為何？存證信函可以當作證據使用嗎？讓我們白話得讓您認識存證信函。

什麼是存證信函？功用是什麼？

民法並無「存證信函」的任何法律規定或文字，實際上也是寄信給對方，但存證信函係使用雙掛號寄出，可知道對方是否收到，且存證信函除了對方會收到一份外，郵局、寄件人也會各留存一份，也有編號，亦可確認寄出存證信函的內容，證明能力較一般的信件要強。

民法或民事契約中，一些法律關係需要「催告」或「通知」，或基於「時效」的規定，需要把意思表示傳達給對方，而口語、電話、簡訊、Line、寄信等方式其實都可以達到相同效果，但現實中「舉證」是最重要的事情，何時催告、通知，將影響利息的計算、契約是否終止解除、任何時效有沒有超過等等，而存證信函可以符合這個舉證的需求，何時寄出、何時送達對方都留有紀錄。

而無需催告或通知的法律關係，例如僅係提出警告，亦可採用存證信函的方式，因為存證信函較為正式，一般人看到會比較重視，也比一般信件更有警告的效果。

存證信函該如何寫？

存證信函可以手寫、也可以電腦打字，但需使用郵局存證信函的既定格式，若未使用既定格式，郵局不會受理存證信函，但是為存證信函至少須準備一式三份，建議使用電腦打字列印較為方便。

至於內容呢？基本上把握幾個要領，務必把事實經過具體點出，自己的訴求也要寫出來，何存證信函勢必是要求對方作為或不作為，所以函到幾天內要求對方做什麼事（例如函到七日內清償欠款），也要寫清楚，這樣至少才是一份有效的存證信函。

如果想要更完整且確保有法律效力的存證信函，則可考慮請律師寫存證信函。

存證信函寫好後，如何寄出？

如果存證信函只有一位收件人，寫好存證信函後，請準備一式三份（單面列印），在第一頁右上角寄件人名字處簽名或蓋章，另在每頁騎縫處蓋章（三份都是），如果收件人較多，則每增加一人就多印一份。然後準備信封（先不要放進去），攜至任何一個郵局的郵件處理櫃台，向郵局承辦人員表示要寄存證信函，郵局人員會核對三份存證信函的內容是否都相同，確認完成後，就會在上面用印、寄出，寄件人則取得一份留存的存證信函正本，另外信封上也請記得貼上掛號回執，這樣才知道什麼時候寄到對方、由誰簽收。

存證信函的費用比一般掛號信要貴，但仍是一般人都可負擔的範圍，除非內容很多，否則都大概2、300元左右（首頁每張50元、之後每張30元，再加計郵資）。

存證信函寄出後該做什麼？

先等待掛號回執，或對方有無回訊，但如果等了超過一週都沒下文，則可以投遞不成功或正在郵局招領中，而對方收到存證信函，但卻未任何回覆時，則仍須透過民事訴訟途徑爭取權益了，存證信函寄出後，郵局的工作就已經完成了，所以如果您沒有任何動作，權益仍然是會喪失的喔。

而存證信函的證明效力為何？主要就是在於何時向對方表示何種意思，以及對方有沒有收到，而存證信函所述事實，並無法藉存證信函證明，因為存證信函是自己寫的，日後訴訟中如果對方否認，還是要想辦法去舉證。

而存證信函郵局會保存三年，在三年內可繳納費用後，向郵局申請留存的副本，主要是對方爭執存證信函內容時，透過郵局留存的副本加以證明。

存證信函寄出的時機

任何事情並不是馬上寄出存證信函都是好的，存證信函一方面具有較佳的警示效果，但一方面也可能打草驚蛇，讓對方覺得可能要被告了，可能警覺性會更高，要蒐證可能難度會變高。

所以在寄出存證信函前，不妨先跟律師諮詢看看，有時先透過電話（錄音）、訊息先取得一些證據，接著對方仍置之不理的話，再寄出存證信函，反而會較有利於自己喔。